Formation ? Oui mais après ?

La dématérialisation, la réponse électronique aux marchés publics.

Cela fera 8 ans que je forme et’accompagne les entreprises  sur le sujet. Beaucoup de monde….

Notre objectif, les accompagner à déposer les plis en toute confiance et sérénité. Pour y arriver, beaucoup d’énergie, d’écoute, de pratiques. Au final comment cela se passe….. Plusieurs cas :

 

1 --Un dynamisme fulgurant

Un dépôt électronique le lendemain de la formation

C’est le cas de Valérie, hyper motivée après la formation. Elle m’envoie le mail accusant réception du pli électronique le lendemain même de la formation avant midi. Elle demande à toutes les entreprises avec qui elle travaille de venir se former. Une véritable aventure démarre.

 

2 --On y va tranquillement

C’est le cas de Marie. Elle a été formée, un mois après elle a déposé un pli électronique. Depuis plus rien, ce n’est pas sa faute son mari n’a plus le temps de faire les études techniques car deux des ingénieurs sont en congés maladie.

 

3 --On dépose toujours en dématérialisé depuis plusieurs années, c’est génial

C’est le cas de Véronique et Christine. Elles font des témoignages régulièrement aux nouveaux stagiaires pour les encourager…...

 

Et pour la signature électronique ?

Aujourd’hui, suite aux nouveaux décrets, les entreprises se posent beaucoup de questions ?

Les entreprises confiantes dans la signature électronique ne comprennent pas pourquoi on ne parle plus de signature dans certains Règlements de Consultation ?

Un flou, une incompréhension, « si je ne signe pas mon offre, n’importe qui peut répondre à ma place »

Alors que le chemin de la dématérialisation des marchés publics semblait avoir trouvé sa légitimité, tout semble se compliquer, ce qui est perturbant pour tous.

 

Les mois qui viennent devraient, je l’espère, éclaircir ce paysage.

 

Lancer son entreprise dans la démAtérialisation des marchés publics

Attention la dématérialisation n’est certes qu’un nouveau mode de dépôt en apparence, mais dans l’entreprise c’est aussi de grands changements. Il faut à chacun des acteurs une grande force de conviction pour  y arriver.

Les qualités à avoir pour une réponse électronique à un marché public dans les règles de l'art :

Au départ, la personne en charge des dépôts devra être formée non seulement sur le process de dépôt mais il est important qu’elle acquiert de nouveaux réflexes :

  • Lire attentivement les mails de la plateforme confirmant la réception des plis,
  • Elle devra développer des qualités, notamment la patience. En effet, certaines plateformes nécessitent à chaque connexion de vérifier les pré-requis exemple marches-publics.gouv.fr,
  • La persévérance devant des minutes interminables pour télécharger la nouvelle version de java
  • La résistance au stress lors du premier dépôt bien qu’elle se soit lancée sur un petit marché
  • La force de conviction face à son responsable qui veut déposer les plis papier tant qu’on ne lui impose pas la démat, alors elle devra perdre de cruciales heures devant sa photocopieuse et relieuse en attendant le coursier…..

Que faut-il mettre en place ?

  • En effet, il est plus que jamais nécessaire de mettre en place une organisation partagée (via un plan de classement)
  • En profiter pour faire un relooking des supports version électronique (voir version vidéo), pour présenter certaines méthodologies 
  • Il faut quelque fois faire évoluer le parc informatique, la liste des signataires
  • Accompagner les dirigeants sur les impacts de la dématérialisation des marchés publics dans l’entreprise et notamment le plus important, les convaincre pour qu’il ne remettent plus les dossiers à la dernière minute. En effet, les risques sont importants et il est fortement conseillé de déposer au plus tard la veille. 

En conclusion, les 2 enjeux pour les entreprises sont :

  • Déposer les plis en toute confiance et sérénité, 
  • Profitez de la dématérialisation pour donner un coup de neuf au process de réponse aux appels d'offres.

 

Bonne démat' à tous !

 

Isabelle DEMILLY