Le guide des bonnes pratiques en matière de dématérialisation

Article dans Le Moniteur - n°167 - Juillet Août 2016 - par Olivier Demilly

"La dématérialisation des marchés publics a vu le jour en janvier 2005. La mise à disposition des DCE a très rapidement été un succès, la réponse électronique côté entreprise, quant à elle, ne s’est développée que très progressivement (on estime en 2016 que le taux de réponse se situe entre 10 à 15%).

Avec l’échéance de 2018, il est probable que de plus en plus de collectivités poussent les entreprises à la réponse électronique même si il existe une grande disparité de pratique entre les « grosses » collectivités de type CHU, région, métropole et les « petites » de type mairie, communauté de communes. Depuis le début d’année, nous constatons que plusieurs collectivités n’hésitent plus à imposer ce mode de réponse unique (ville de Bagneux, CHU, …)

La réponse électronique n’est pas neutre, si la moindre erreur vient perturber le dépôt électronique ou la validité des documents, l’offre peut être tout simplement rejetée ; une perte de chiffre d’affaires pouvant aller jusqu’à des licenciements.

Malgré ce risque, la réponse électronique des marchés publics apporte un grand nombre d’avantages côté entreprise :

  • Elle divise par deux le temps administratif en supprimant le temps d’impression, de photocopie, de mise en forme (les fameux dossiers à boudin), de vérification des paraphes et signatures ;
  • Elle donne du temps pour le dépôt, même si la majorité des entreprises déposent au dernier moment leurs dossiers, la réponse électronique permet de déposer plus facilement 24h avant ou le jour même sans trop de risque ;
  • La réponse électronique permet de profiter de la possibilité de re-déposer un nouveau dossier tant que celui-ci est déposé (transmis) avant l’heure et la date limite. Dans ce cas, ce sera le dernier dépôt qui sera analysé ;
  • Economie d’argent principalement sur le papier et les frais d’acheminement du pli de réponse ;
  • Elle valorise l’image de l’entreprise et valorise une démarche environnementale.

Afin de tirer parti de la dématérialisation des marché publics, il est nécessaire de rassurer les personnes en charge de déposer les plis, de maîtriser la procédure et d’intégrer les prérequis nécessaires au succès.

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Accompagnement au changement et compétences des collaborateurs

Au-delà des nouveaux réflexes à acquérir et de l’organisation à mettre en place, il est nécessaire pour assurer le succès de la réponse électronique dans l’entreprise d’accompagner les collaborateurs et de renforcer leurs compétences.

D’abord en leurs donnant à minima un vernis sur la réglementation des marchés publics (modifiée depuis avril 2016) et particulièrement sur le cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics.

En renforçant aussi leurs compétences en matière bureautique. En effet, le marketing de l’offre pour des dossiers électroniques est aussi important que lorsque l’offre était papier. La réponse électronique supprime les classeurs, les belles pochettes, les reliures,… Il faut donc remplacer cela par des documents « sexy » facile à lire imprimés (en noir et blanc ou en couleur) ou à l’écran.

Les compétences doivent donc être acquises sur les outils de type Word (mise en page, sommaire automatique,…) de type Excel (bordereau de prix…) ainsi que sur la manière de scanner (éviter la sur-qualité) et les outils permettant d’écrire ou de manipuler plusieurs PDF. Cette liste n’est pas exhaustive.

La réponse électronique permet de repenser les supports, nous avons déjà travaillé à plusieurs reprises sur la création de vidéos permettant de valoriser une méthodologie de chantier, les mesures de sécurité ou une démarche environnementale. Ensuite il suffit d’insérer le lien url dans votre mémoire technique.

Pour avoir accompagné plusieurs entreprises sur des 1e dépôts pour des marchés  très importants, je vous conseille de faire ceux-ci sur des marchés non stratégiques cela vous évitera bien des angoisses.

Enfin nous vous recommandons de vous former sur les plateformes qui proposent des modes de dépôt et des services différents et de comprendre leurs logiques.

En conclusion la réponse électronique comme toute dématérialisation impose à l’entreprise de mettre en place de nouveaux réflexes, adapter son organisation au « 0 papier » et accompagner les équipes aux changements.

Ce n’est qu’au prix de ces quelques efforts que vous pourrez tirer parti de la réponse électronique et de ces nombreux avantages tout en supprimant les risques d’erreurs."

 

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