Modèle de réponse à un appel d'offres

Comment répondre à un Appel d'Offres

Pour répondre correctement à un marché public il faut s’y être préparé un peu à l’avance : Odialis propose donc des formations spéciales appels d'offres.

En effet beaucoup d’entreprises répondent la première fois par opportunité et réalisent le dossier de réponse dans la précipitation. Cela ne laisse pas un grand souvenir d’autant plus si l’entreprise a perdu la consultation.

Répondre à un appel d’offres c’est à la fois un acte « administratif » et « commercial ».

Un acte administratif car il est nécessaire de fournir des attestations et des informations afin de montrer que l’entreprise a les capacités techniques, financières et professionnelles pour réaliser l’objet du marché public.

Et puis c’est aussi et surtout un acte commercial. En effet une partie de votre réponse est dédiée à votre proposition commerciale. Cette proposition doit en général contenir un prix détaillé et une proposition commerciale détaillée prénommée mémoire technique ou note méthodologique.

Pour bien répondre et éviter la précipitation il est d’abord nécessaire de détecter  au plus tôt la consultation. Pour cela il est possible de s’organiser sa propre veille sur internet ou de passer par un professionnel qui vous garantira de récupérer pour vous les annonces vous concernant.

A titre d’exemple Société Explore : www.explore.fr et VecteurPlus : www.vecteurplus.fr

 

Une fois l’annonce détectée vous aurez toutes les consignes dans le DCE : le Dossier de consultation des entreprises.

Votre réponse à l’appel d’offres va être constituée de documents types et de documents à personnaliser.

Odialis vous conseille dans vos réponses aux marchés publics.

Les documents de la candidature :

On appelle ainsi les documents à fournir permettant à la collectivité de vérifier vos capacités techniques, financières et professionnel les à réaliser la prestation.

Pour cela vous devez compléter un formulaire appelé DUME  qui sera électronique à partir d’avril 2018, ou en attendant le DC1 et le DC2. En 2018 le dossier de candidature sera une  déclaration sur l’honneur, les pièces justificatives ne seront demandées que si vous êtes attributaire de l’appel d’offres.

Néanmoins vous devez disposez d’un Kbis, un Siren, une attestation de responsabilité civile, une lettre de délégation si le signataire n’est pas au Kbis, une présentation de votre entreprise, un document présentant vos références pertinentes de moins de 3 ou 5 ans. La présentation des références doit comporter des précisions sur le nom de la collectivité, l’année, la  description de la mission, le montant et les coordonnées d’un contact.

 

Il est donc possible de préparer un modèle de réponse à un appel d’offres type en particulier pour le dossier de candidature.

A terme faire un dossier de candidature prendra moins de 5 minutes.

Les documents de l’offre :

Les documents de l’offre sont constitués des pièces nécessaires à l’évaluation de l’offre afin de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse.

Vous aurez à compléter ou fournir vos tarifs en complétant un BPU, DPGF, DQE  et présenter votre réponse en évitant de fournir un mémoire technique type.

Le mémoire technique est le document qui permet à la collectivité de « noter » si votre réponse est conforme à ses attentes et si votre réponse est pertinente.

Au-delà du prix et  du mémoire technique, vous aurez parfois à compléter un acte d’engagement même si cela n’est plus obligatoire, à renvoyer parfois signé le CCTP et CCAP.

 

 

En conclusion répondre à un appel d’offres se préparer et il est possible de créer un modèle d’appel d’offres constitué des pièces types de la candidature et d’un modèle de mémoire technique à personnaliser ensuite.

La réforme des marchés publics a pour vocation de diminuer la charge administrative de la réponse pour se concentrer sur la qualité « commerciale » de l’offre.

 

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